insAIde #53 : I nuovi obblighi di alfabetizzazione dell’AI Act e gli altri obblighi di formazione nel contesto lavorativo
The AI Act’s new literacy requirements and other training obligations in the work context
🇮🇹 Cominciamo il 2025 con un nuovo numero di insAIde. Cogliamo l’occasione per ringraziarvi del vostro costante interesse verso le nostre proposte editoriali. A voi, l’augurio di un brillante anno nuovo da parte del team di insAIde.
Il post è disponibile in italiano e in inglese.
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🇬🇧 Kick off 2025 with the latest issue of insAIde. Thank you for your ongoing support and interest in our content. Here’s to a bright and successful New Year from all of us at insAIde.
This post is available in both Italian and English.
🇮🇹 Anno nuovo, prime novità in materia di AI compliance. Già dal 2 febbraio, infatti, si applicheranno alcune disposizioni del Regolamento UE 2024/1689 (AI Act), tra cui in particolare anche l’art. 4. Questa norma introduce nuovi obblighi legati all’alfabetizzazione sull’uso dell’intelligenza artificiale.
Per alfabetizzazione il legislatore europeo si riferisce alle competenze, le conoscenze e la comprensione che consentono ai fornitori, ai deployer e alle persone interessate (tra cui, i datori di lavoro), tenendo conto dei loro rispettivi diritti e obblighi nel contesto del regolamento, di procedere a una diffusione informata dei sistemi di IA, nonché di acquisire consapevolezza in merito alle opportunità e ai rischi dell’IA e ai possibili danni che essa può causare.
Gli obblighi di formazione nel contesto lavorativo già esistenti
Obblighi connessi alla formazione dei dipendenti sono già presenti nell’ordinamento giuridico italiano in diversi ambiti: (i) la formazione sulla sicurezza sul lavoro (D. Lgs. 81/2008, c.d. Testo Unico sulla Sicurezza), che prevede l’obbligo di informare il lavoratore sui rischi connessi alle proprie mansioni; (ii) la protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679, c.d. GDPR), ove si prevede che i dipendenti che trattano i dati personali devono essere istruiti al fine di garantire una conoscenza adeguata dei principi sulla protezione dei dati e delle misure di sicurezza; (iii) la trasparenza tecnologica (D. Lgs. 104/2022, c.d. Decreto Trasparenza), in relazione alla quale occorre fornire ai lavoratori tutte le informazioni necessarie per comprendere l’uso di strumenti tecnologici e automatizzati che incidono su attività lavorative e decisioni aziendali che li riguardano; (iv) la prevenzione delle discriminazioni (tra cui, il D. Lgs. 198/2006 ed il D.Lgs. 216/2003), ove si prevedendo degli obblighi formativi per prevenire comportamenti lesivi nei confronti dei lavoratori in base a genere, età, origine etnica o altre caratteristiche protette.
I nuovi obblighi di alfabetizzazione ex art. 4 AI Act
Come anticipato, dal 2 febbraio 2025 il datore di lavoro dovrà promuovere, nella misura del possibile, la conoscenza dell’IA nei luoghi di lavoro, sia dei lavoratori che di qualsiasi altra persona che si occupa del funzionamento e dell’utilizzo dei sistemi di IA per loro conto. Il legislatore europeo, tramite l’art. 4 AI Act, vuole: (i) garantire la trasparenza sui luoghi di lavoro, informando i lavoratori su come i sistemi di IA influenzino le loro mansioni, ad esempio nella gestione delle attività, nella valutazione delle performance o nelle decisioni di assunzione; (ii) formare all’uso responsabile dell’IA, attraverso una formazione specifica per spiegare il funzionamento dei sistemi di IA, i loro benefici e i potenziali rischi, inclusi i bias algoritmici e le discriminazioni; (iii) supportare la supervisione umana, dotando i responsabili umani di competenze per essere in grado di monitorare e, se necessario, correggere le decisioni prese dai sistemi automatizzati.
Un nuovo orizzonte per la formazione sui luoghi di lavoro
La convergenza tra gli obblighi di formazione precedenti e quelli introdotti dall’AI Act rappresenta un’opportunità per i datori di lavoro di modernizzare le proprie politiche formative e per i lavoratori di acquisire competenze sempre più richieste nel mercato del lavoro. I nuovi obblighi si integrano con quelli già esistenti, permettendo così di realizzare un approccio trasversale alla formazione sull’intelligenza artificiale. Questa formazione non solo comprende le tematiche di sicurezza sul lavoro e protezione dei dati in relazione all’uso dell’IA, ma assicura anche che i lavoratori rimangano aggiornati rispetto all’evoluzione tecnologica attraverso la formazione continua. Inoltre, la formazione sui rischi associati all’IA, come i bias algoritmici, gioca un ruolo fondamentale nella prevenzione delle discriminazioni e nel rafforzamento dei principi di equità e inclusione già stabiliti dalle normative generali.
Alcuni buone pratiche da attuare
Tra i molti, ecco alcuni consigli pratici su come dare esecuzione ai nuovi (e vecchi) obblighi di formazione del personale:
fornire strumenti di e-learning obbligatori e personalizzati a cui gli interessati possono accedere, eventualmente anche modulati per livelli di conoscenza, dai concetti di base fino a tematiche avanzate;
adottare una policy in materia di formazione e alfabetizzazione e renderla di facile accesso e comprensione per i lavoratori, riportando anche esempi concreti sugli usi dell’IA che interessano i dipendenti;
organizzare delle simulazioni e, più in generale, adottare tecniche di formazione innovative, come la gamification;
promuovere delle politiche di sensibilizzazione in materia di formazione continua e permanente, anche attraverso l’invio periodico di newsletter con le novità più rilevanti.
🇬🇧 New year, first news in AI compliance. Starting from February 2, in fact, some provisions of EU Regulation 2024/1689 (AI Act) will apply, including also Article 4. This rule introduces new obligations related to literacy on the use of artificial intelligence.
By literacy, the European lawmaker refers to the skills, knowledge and understanding that allow providers, deployers and affected persons (including, employers), taking into account their respective rights and obligations in the context of the Regulation, to make an informed deployment of AI systems, as well as to gain awareness about the opportunities and risks of AI and possible harm it can cause
Existing training obligations in the work context
Obligations related to employee training are already present in the Italian legal system in several domains: (i) training on safety at work (Italian Legislative Decree No. 81/2008, so-called Testo Unico sulla Sicurezza), which requires employees to be informed by the employer about the risks related to their tasks; (ii) data protection (EU Regulation 2016/679, so-called GDPR), where it is provided that employees who process personal data must be trained in order to ensure adequate knowledge of the principles on data protection and security measures; (iii) technological transparency (Italian Legislative Decree No. 104/2022, so-called Decreto Trasparenza), in relation to which employees must be provided with all the information necessary to understand the use of technological and automated tools that affect work activities and business decisions that affect them; (iv) the prevention of discrimination (including, Italian Legislative Decree No 198/2006 and Italian Legislative Decree No. 216/2003) where training requirements are provided to prevent conduct harmful to employees on the basis of gender, age, ethnic origin, or other protected characteristics.
The new literacy obligations under Article 4 AI Act
As anticipated, starting February 2, 2025, employers will be required to promote, to their best extent, a sufficient level of AI literacy of their staff and other persons dealing with the operation and use of AI systems on their behalf. The European lawmaker, through the Article 4 AI Act, wants to: (i) ensure transparency in the workplace by informing employees about how AI systems affect their tasks, such as in task management, performance appraisal, or hiring decisions; (ii) train in the responsible use of AI, through specific training to explain how AI systems work, their benefits, and potential risks, including algorithmic bias and discrimination; (iii) support human supervision, equipping human managers with skills to be able to monitor and, if necessary, correct decisions made by automated systems.
A new horizon for workplace training
The confluence of previous training obligations and those introduced by the AI Act represents an opportunity for employers to modernize their training policies and for employees to obtain skills increasingly in demand in the work market. The new obligations complement existing ones, allowing for a cross-cutting approach to artificial intelligence training. This training not only includes workplace safety and data protection issues related to the use of AI but also ensures that employees remain up-to-date with respect to technological developments through continuing education. In addition, training on the risks associated with AI, such as algorithmic bias, plays a key role in preventing discrimination and reinforcing the principles of equity and inclusion already established by general regulations.
Some best practices to be implemented
Among many, here are some practical tips on how to implement new (and old) staff training obligations:
provide mandatory and customized e-learning tools that stakeholders can access, possibly even modulated by levels of knowledge, from basic concepts to advanced topics;
adopt a policy on training and literacy and make it easy for employees to access and understand, including reporting concrete examples on AI uses that affect employees;
organize simulations and, more generally, adopt innovative training techniques, such as gamification;
promote policies to raise awareness about continuing and lifelong learning, including by sending out periodic newsletters with the most relevant news.
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▶︎ Si ringrazia per il contributo la Dott.ssa Annalisa Alfano.
⏰ That's all for us, see you insAIde, next time!
Rocco Panetta , Federico Sartore , Davide Montanaro , Gabriele Franco